Ceci est la déclaration relative à la protection de la vie privée relative à la collecte de fonds de Pelicano, une fondation d'utilité publique dont le siège est situé rue du Congrès 35, 1000 Bruxelles et dont le numéro BCE est 0819.409.280 ("Fondation Pelicano").

La Fondation Pelicano est une organisation qui soutient les enfants vivant dans la pauvreté en Belgique en subvenant à leurs besoins de base les plus urgents, tels que les repas, les vêtements, les fournitures scolaires, les visites chez le médecin, mais aussi les cotisations au mouvement de jeunesse ou au club sportif.  En outre, nous leur offrons également un soutien durable en les guidant et en les accompagnant jusqu'à ce que ces enfants deviennent de jeunes adultes, obtiennent un diplôme, et soient capables de jouer un rôle à part entière dans notre société.

Les références à "nous", "notre" et "nos" dans la présente déclaration relative à la protection de la vie privée relative aux collectes de fonds (la "Déclaration relative à la protection de la vie privée") sont des références à la Fondation Pelicano.  "Vous" et "votre" désignent toute personne dont nous traitons les Données à caractère personnel dans le cadre de la collecte de fonds et du traitement de vos dons.

La protection de vos Données à caractère personnel est importante pour nous.  Par conséquent, nous expliquons dans la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée comment nous traitons vos Données à caractère personnel en tant que Responsable du traitement décrit dans la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée.    

1. Définitions

• RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel : Il s’agit du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.  Ce Règlement est également mieux connu sous le nom anglais de «GDPR».
• LVP ou Loi Vie Privée : La loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de Données à caractère personnel.
• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données à caractère personnel ou des ensembles de Données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction de données.
• Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
• Responsable du traitement :la personne qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement.

2. De qui traitons-nous les Données à caractère personnel ?

Nous traitons les Données à caractère personnel des personnes qui nous contactent dans le cadre de la collecte de fonds, des personnes que nous contactons dans le cadre des campagnes de collecte de fonds et dans le cadre des activités et événements liés à la collecte de fonds, et des personnes qui nous ont déjà fait un don.

3. Comment obtenons-nous les Données à caractère personnel ?

Nous obtenons vos Données à caractère personnel :

• lorsque vous nous contactez par courrier, par e-mail, par téléphone ou via le formulaire de contact du site web www.pelicano.be ou via les médias sociaux, et que vous avez ainsi montré votre intérêt pour nos activités en tant que donateur potentiel ;
• lorsque vous nous fournissez vos Données à caractère personnel lors de campagnes, activités et événements de collecte de fonds, que nous organisons nous-mêmes ou que des tiers organisent pour notre fonctionnement ;
• si vous avez fait un don à la Fondation Pelicano, que ce soit spontanément ou à la suite de campagnes, d'activités et d'événements spécifiques de collecte de fonds, y compris les dons via notre site web www.pelicano.be ;
• lorsque vous faites un legs via www.testament.be ou de toute manière au profit de la Fondation Pelicano ;
• lorsque vous utilisez les plateformes de médias sociaux sur lesquelles nous sommes actifs et que vous nous fournissez des Données à caractère personnel et montrez votre intérêt pour nos activités en tant que donateur potentiel ;

Nous pouvons également obtenir vos coordonnées (votre nom et votre adresse) par l'intermédiaire de notre prestataire de services Direct Social Communications SA, dont le siège social est situé Rue Victor Rauter 33, 1070 Bruxelles et dont le numéro BCE est 0427.917.874 ("DSC").  Il s'agit d'un prestataire de services spécialisé dans l'aide aux associations et aux fondations dans leurs activités de communication et de collecte de fonds pour les organisations caritatives. DSC peut nous fournir vos coordonnées si vous avez déjà fait un don à une autre association ou fondation engagée dans la collecte de fonds pour une bonne cause et qui a utilisé les services de DSC à cette fin. Pour de plus amples explications, nous renvoyons à la déclaration relative à la protection de la vie privée figurant sur le site web : https://privacy.dsc.be/fr/.

Enfin, des tiers mettent parfois à disposition leurs fichiers d'adresses (nom et adresse uniquement) pour une campagne de collecte de fonds spécifique.  Dans ce cas, nous n'utiliserons ces coordonnées que pour cette campagne et vos données ne seront traitées ultérieurement que si vous faites effectivement un don à la suite de cette campagne. Les coordonnées des tiers concernés peuvent être obtenues sur simple demande auprès de notre prestataire de services DSC.

4. Quelles sont les Données à caractère personnel que nous traitons ?

Les Données à caractère personnel que nous pouvons traiter dans le cadre de nos activités de collecte de fonds sont les suivantes :

• Nom, prénom, titre ;
• Date de naissance ;
• Nom de l'entreprise que vous représentez, le cas échéant ;
• Votre adresse ou le siège social de l'entreprise que vous représentez, le cas échéant ;
• Adresse électronique privée et/ou professionnelle ;
• Numéro de téléphone privé et/ou professionnel (y compris le téléphone portable) ;
• Données relatives aux paiements des dons que vous avez effectués (date, montant, numéro de compte, prélèvement automatique le cas échéant) ;
• L'historique de vos dons ;
• Numéro de registre National (uniquement s'il est requis pour la délivrance de certificats fiscaux) ;
• Les données concernant les litiges et les différends ;
• Préférences personnelles et pour quelles campagnes ou activités de collecte de fonds nous vous écrivons ;
• Toute autre donnée personnelle que vous nous divulgueriez volontairement lorsque nous sommes en contact avec vous, comme vos commentaires sur notre organisation ou sur certaines de nos activités ou campagnes.  

5. À quelles fins utilisons-nous vos Données à caractère personnel et sur base de quelle base juridique ?

Nous pouvons utiliser les Données à caractère personnel que vous nous fournissez :

• pour la collecte de fonds dans le cadre de campagnes de collecte de fonds où nous vous invitons à faire un don à notre organisation caritative, et pour vous inviter à des événements et activités connexes ;
• pour vous fournir des informations sur nos campagnes de collecte de fonds et sur les activités et événements connexes ;
• pour vous fournir des informations sur ce que nous faisons avec vos dons ;
• pour traiter administrativement vos dons, y compris, si vous y avez droit, pour vous fournir une attestation fiscale.

La base juridique du traitement dépend des finalités pour lesquelles les Données à caractère personnel doivent être utilisées :

Par exemple, nous aurons besoin de votre consentementpour traiter vos Données à caractère personnel lorsque vous souhaitez faire un legs à la Fondation Pelicano sur www.testament.be.

Sur la base de notre intérêt légitime en tant que fondation pour réaliser notre œuvre de charité, nous pouvons traiter vos Données à caractère personnel dans le cadre de campagnes de collecte de fonds et d'activités et événements connexes, par exemple si :

• vous nous contactez par lettre, par e-mail, par téléphone ou via le formulaire de contact du site web www.pelicano.be ou via les médias sociaux ;
• vous êtes entrés en contact avec nous lors de campagnes, d'activités et d'événements de collecte de fonds, organisés par nous ou par des tiers dans le cadre de nos activités, et que vous avez laissé vos Données à caractère personnel ;
• vous avez fait un don à notre œuvre de charité dans le passé ;
• vous vous êtes connecté au site web www.pelicano.be afin de recevoir les newsletters ou d'accéder aux visuels disponibles de la Fondation Pelicano ;
• vous avez déjà fait un don à une autre fondation ou association pour une œuvre caritative dans le passé et cette fondation ou association a transmis vos coordonnées via notre prestataire de services DSC (voir point 3 ci-dessus) ;
• nous avons reçu vos coordonnées d'un tiers pour une utilisation ponctuelle dans le cadre d'une campagne de collecte de fonds (voir point 3 ci-dessus).

Parfois, dans le cadre de campagnes de collecte de fonds, nous n'écrivons aux gens que sur la base de l'historique des dons, de l'âge ou des préférences personnelles. 

Nous traitons également vos données sur la base légale de notre intérêt légitime lorsque nous les utilisons pour le traitement administratif de votre don.

Nous pouvons également utiliser vos Données à caractère personnel :

• pour se conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (par exemple, la préparation de certificats fiscaux ; la tenue des dossiers des donateurs).
• pour lutter contre la fraude et les infractions, et gérer les différends et les litiges, en fonction de notre intérêt légitime à détecter et à réduire la fraude et les infractions, ainsi que les déclarations illicites ou illégales, à sécuriser nos systèmes informatiques et à gérer les litiges.

Dans le cadre des campagnes de collecte de fonds, nous vous contactons sur base de notre intérêt légitime en principe seulement par lettre ou par téléphone (sauf si vous vous êtes inscrit sur la liste Robinson ou la liste "Ne m'appelez pas").  Toutefois, nous pouvons également vous contacter par courrier électronique si vous nous y autorisez explicitement au préalable, sauf si vous êtes déjà un donateur de notre organisation, auquel cas vous pouvez bien entendu vous opposer à la collecte de fonds par courrier électronique.

6. Qui a accès à vos Données à caractère personnel ?

Vos Données à caractère personnel sont traitées par nos propres employés. Tous nos employés ont une obligation de confidentialité et ils ne peuvent traiter que les Données à caractère personnel qui sont nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.

En outre, les personnes suivantes ont accès à vos Données à caractère personnel :

• Prestataires de services

Vos données seront également traitées au nom de notre organisation par des prestataires de services (en tant que Sous-traitants), tels que des prestataires de services informatiques, afin que nous puissions vous fournir des informations de qualité sur la Fondation Pelicano, organiser des campagnes de collecte de fonds, des activités et des événements bien organisés ou y participer et traiter les dons effectués. Ces prestataires de services peuvent avoir accès à vos Données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire pour nous aider lors de l’accomplissement des services susmentionnés. De même, vos Données à caractère personnel seront traitées en notre nom par DSC aux fins de l'organisation de campagnes de collecte de fonds et de leur suivi.  

Lorsque des prestataires de services traitent vos Données à caractère personnel en notre nom, nous prendrons les dispositions contractuelles nécessaires pour nous assurer qu'ils ne traitent vos Données à caractère personnelles que conformément aux instructions de la Fondation Pelicano et dans le respect du RGPD et de la LVP, y compris en mettant en œuvre des mesures de sécurité adéquates.

• Autres organisations à but non lucratif

Les organisations sans but lucratif ne peuvent atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été créées que si elles disposent de ressources nécessaires. C'est pourquoi nous comptons sur les dons généreux des entreprises, des organisations et des particuliers. Il est donc crucial pour les organisations à but non lucratif comme la nôtre d'impliquer le public cible le plus large possible dans la réalisation de nos objectifs et de nos campagnes de collecte de fonds.

Ce n'est que si vous avez effectivement fait un don que votre nom, votre adresse et les détails du don seront communiqués à DSC. DSC traite ensuite ces données dans son propre fichier en tant que Responsable du traitement afin de permettre leur utilisation par d'autres organisations à but non lucratif aux mêmes fins que celles pour lesquelles notre organisation les utilise et comme décrit ci-dessus. La liste des organisations impliquées peut être obtenue auprès de DSC.

Ainsi, si vous nous avez fait un don, vous pouvez également être contacté par d'autres organisations à but non lucratif pour vous informer de leurs projets et de possibilités similaires de faire un don à leurs œuvres caritatives. La transmission de ces informations à DSC et à d'autres organisations à but non lucratif est fondée sur l'intérêt légitime de notre organisation et d'autres organisations à but non lucratif qui œuvrent pour de bonnes causes afin d'obtenir des fonds pour promouvoir leurs projets.

Si vous ou un tiers (par exemple votre banque ou Bpost) communiquez des modifications de vos Données à caractère personnel, celles-ci seront traitées dans notre fichier et dans le fichier de DSC. 

Les données seront conservées par DSC pendant 10 ans après votre dernier don à l'une des organisations concernées.

Vous pouvez également exercer vos droits tels que mentionnés au point 9 envers DSC en tant que Responsable du traitement des données. DSC ne traitera plus vos données dans son propre fichier aux fins décrites dans ce point si vous lui faites savoir que vous ne souhaitez plus le faire en contactant DSC. Vous pouvez le faire en envoyant une lettre à " Direct Social Communications SA, Service Donateurs Rue Victor Rauter 33, 1070 Brussel " ou en envoyant un e-mail à donateurs@dsc.be. Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de DSC à l'adresse suivante https://privacy.dsc.be/.

• Services de support

Nous devons également faire appel à divers services de support auxquels nous pouvons transférer vos Données à caractère personnel si nécessaire, comme le comptable et le commissaire aux comptes.  

• Litiges

Nous pouvons également divulguer vos Données à caractère personnel à des tiers qui nous assistent dans le cadre d'éventuels litiges et contentieux, comme l'assureur responsabilité civile ou les avocats et huissiers dans le cadre d'actions en justice, ou afin de protéger nos biens, notre sécurité, nos personnes et autres droits et intérêts.

• Obligations légales

Enfin, nous pouvons également transmettre vos Données à caractère personnel aux autorités ou aux instances judiciaires si nous y sommes légalement tenus.

En dehors des cas énumérés au présent point 6, vos Données à caractère personnel ne seront pas divulguées à des tiers.  Si nous avons l'intention de le faire, nous vous en informerons ou, si nécessaire, nous obtiendrons votre consentement. Nous pouvons toutefois traiter et transmettre des données anonymes ou agrégées à des tiers.  

7. Transfert de vos informations en dehors de l'UE

Les Données à caractère personnel que vous nous fournissez ne seront en principe traitées que dans l'Union Européenne.

Pour la mise en œuvre et le suivi des campagnes de collecte de fonds (y compris le travail d’imprimerie), DSC fait appel à sa société sœur Direct Operations BV, qui, pour certaines productions, travaille avec un fournisseur dont le siège est aux États-Unis.  Des clauses contractuelles types (CCT), telles qu'approuvées par la Commission Européenne, ont été conclues avec ce fournisseur. 

8. Combien de temps vos Données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Si nous vous écrivons en tant que donateur potentiel et que vous ne faites pas de don, vos données ne seront pas stockées dans notre base de données et ne seront donc pas traitées ultérieurement par nous dans le cadre des campagnes de collecte de fonds et des activités et événements connexes. Cependant, nous pourrons dans ce cas néanmoins traiter vos Données à caractère personnel à d'autres fins, par exemple si vous vous êtes inscrit pour recevoir la lettre d’information.

Si vous nous faites un don, vos données seront stockées dans notre base de données.  Nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant 10 ans après votre dernier don ou après que vous ayez, de toute autre manière, manifesté activement votre intérêt pour la Fondation Pelicano. Nous révisons régulièrement nos périodes de conservation des Données à caractère personnel.

Lorsque nous sommes légalement tenus de conserver certains types de Données à caractère personnel pendant des délais légaux déterminés (par exemple, des informations comptables), nous respecterons ces délais.

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous pouvez, en tant que personne concernée, exercer différents droits en relation avec les Données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet. Ceci est expliqué plus en détail ci-dessous.

• Droit d'accès et d’obtention d’une copie

Accès - Vous avez le droit d'obtenir, gratuitement, l'accès aux Données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet à tout moment, sauf si cet accès est interdit par la loi.  

Vous avez également le droit de recevoir certaines informations sur ce traitement. En particulier, vous avez droit aux informations suivantes :  

• l'existence ou non de traitement sur les Données à caractère personnel ;
• les Données à caractère personnel elles-mêmes ;
• les finalités du traitement de ces Données à caractère personnel ;
• les catégories de Données à caractère personnel et leur durée de conservation ;
• les catégories de destinataires auxquels ces Données à caractère personnel sont divulguées ;
• les droits relatifs à ces Données à caractère personnel ;
• la source de ces Données à caractère personnel, si elles n'ont pas été recueillies auprès de vous ;
• l'existence d'une prise de décision automatisée basée sur ces Données à caractère personnel, ainsi que la logique sous-jacente et les conséquences de cette prise de décision.

Copie - Vous avez également le droit d’obtenir gratuitement une copie de vos Données à caractère personnel dans la mesure où vous avez le droit de les consulter conformément au RGPD. Si vous souhaitez obtenir plusieurs copies d'une même information, la Fondation Pelicano se réserve le droit de facturer des frais administratifs à cet effet.

• Droit à la rectification

Vous avez également le droit de faire rectifier ou compléter gratuitement toutes les Données à caractère personnel qui sont inexactes ou incomplètes. Si nous établissons que les Données à caractère personnel sont effectivement inexactes ou incomplètes, elles seront rectifiées ou complétées.

Ce faisant, vous pouvez également demander que les Données à caractère personnel ne soient temporairement plus traitées (sauf dans un certain nombre de cas légalement définis) jusqu'à ce que l'exactitude ou l'exhaustivité des Données à caractère personnel ait été vérifiée et que toute inexactitude/incomplétude ait été rectifiée (sauf dans un certain nombre de cas légalement définis). Voir la section sur le "Droit à la limitation du Traitement".

• Droit à la portabilité

Vous avez également le droit, dans certaines limites définies par le RGPD, de nous demander de vous fournir une copie de vos Données à caractère personnel dans un format lisible par une machine (par exemple, XML) et/ou de la fournir directement à une autre institution ou personne de votre choix.  Toutefois, ce droit ne s'applique qu'aux Données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous-même.

• Droit au retrait du consentement

Si vous nous avez donné votre consentement pour un certain traitement de vos Données à caractère personnel, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Nous ne traiterons alors plus vos Données à caractère personnel. Toutefois, cela ne compromet pas la licéité du Traitement antérieur au retrait de votre consentement.

• Droit d'opposition au Traitement

Lorsque nous traitons des Données à caractère personnel vous concernant sur la base de notre intérêt légitime, vous pouvez, dans certains cas, vous opposer à ce Traitement.

Toutefois, si le Traitement n'implique aucune forme de marketing direct, nous pouvons tout de même continuer à traiter vos Données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour des motifs légitimes et impérieux. En attendant l'évaluation de ces motifs, vous pouvez toutefois nous demander de cesser temporairement le traitement des Données à caractère personnel en question (sauf dans un certain nombre de cas légalement définis). Voir la section « Droit à la limitation du Traitement ».

• Droit à l'effacement

Si vous estimez que vos Données à caractère personnel ne devraient plus être traitées (par exemple, parce qu'elles ne sont plus nécessaires ou qu'elles sont traitées de manière illicite), vous pouvez demander que vos Données à caractère personnel soient définitivement supprimées de nos fichiers.

Toutefois, en tant que Responsable du Traitement, nous ne sommes pas obligés de supprimer les Données à caractère personnel si elles peuvent ou doivent encore être traitées légalement conformément au RGPD.

• Droit à la limitation du Traitement

Dans certains cas, vous avez le droit de demander à ce que vos Données à caractère personnel soient encore conservées par nous, mais ne soient temporairement plus traitées autrement. Outre les cas susmentionnés dans les sections « Droit à la rectification », « Droit d'opposition » et « Droit à l’effacement » de la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée, vous disposez également de ce droit lorsque nous n'avons plus besoin des Données à caractère personnel, mais que vous en avez encore besoin dans le cadre d'une action en justice.

Toutefois, dans certains cas définis par la loi, la limitation du Traitement ne s'applique pas et nous pouvons alors tout de même traiter vos Données à caractère personnel. Ces cas sont les suivants :

• si vous avez donné votre consentement spécifique à un Traitement particulier ;
• si la Fondation Pelicano a elle-même besoin des Données à caractère personnel dans le cadre d'une action en justice ;
• si les Données à caractère personnel doivent être traitées pour protéger les droits d'une autre personne physique ou morale ; ou
• pour des motifs importants d’intérêt public.

• Exercer vos droits

Point de contact - Pour exercer vos droits, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l'adresse pelicano@pelicanofoundation.be ou par courrier adressé à la Fondation Pelicano, c/o Rue Victor Rauter 33, 1070 Bruxelles. Veuillez indiquer votre adresse complète dans votre e-mail ou votre lettre et, le cas échéant, fournir un scan ou une photo de notre communication à vous.

Vérification - Si votre demande n'est pas claire ou s'il existe des doutes quant à l'identité de la personne qui tente d'exercer les droits en votre nom, nous pouvons demander des informations supplémentaires nécessaires. Si le demandeur refuse de fournir les informations nécessaires, nous pouvons refuser la demande.

Délai de traitement - Après avoir soumis votre demande, vous recevrez un accusé de réception et nous vous informerons dès que possible, et au plus tard dans un délai d'un mois, de la suite donnée à votre demande. En cas de demandes complexes ou multiples, ce délai peut être porté à trois mois à compter de la date d'introduction de la demande. Dans ce cas, nous vous en informerons.

Gratuité - Cette procédure de demande est en principe totalement gratuite. Toutefois, si votre demande est manifestement infondée ou si vous faites un usage excessif de vos droits, notamment en formulant des demandes similaires de manière répétée, nous avons le droit de refuser ces demandes ou de facturer une indemnité raisonnable à titre de frais administratifs. 

• Questions ou plaintes

Questions- Pour toute question concernant le traitement des Données à caractère personnel par la Fondation Pelicano ou la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail (pelicano@pelicanofoundation.be) ou par courrier à la Fondation Pelicano, c/o Rue Victor Rauter 33, 1070 Bruxelles.  Vous pouvez nous contacter par téléphone au 02 528 06 75. Vous pouvez nous joindre tous les jours ouvrables de 9h à 13h et de 13h30 à 17h30.

Pour toute question ou plainte concernant le traitement de vos Données à caractère personnel par DSC, veuillez-vous référer à la déclaration relative à la protection de la vie privée de DSC qui se trouve sur le site web : https://privacy.dsc.be/fr/.

Plaintes- Si vous estimez que les dispositions de la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée ou du RGPD ne sont pas respectées, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données par e-mail à contact@apd-gba.be ou par courrier (rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles). Si vous avez des plaintes, nous vous demandons de nous les soumettre d'abord afin qu'une solution puisse être trouvée.  

10. Mesures de sécurité visant à prévenir la perte, l'utilisation abusive ou l'altération de vos Données à caractère personnel

Nous utilisons des mesures de sécurité pour protéger vos Données à caractère personnel contre les accès non autorisés et contre le traitement illicite, la perte accidentelle, la destruction et la détérioration.

Les informations transmises par Internet ne peuvent toutefois jamais être sécurisées à 100 %. Par conséquent, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations que vous nous transmettez.  Une fois les informations reçues, nous faisons tout notre possible pour assurer la sécurité de nos systèmes.

11. Révision de la présente Déclaration relative à la protection de la vie privée

Le présente Déclaration relative à la protection de la vie privée est régulièrement révisée et a été mise à jour pour la dernière fois en août 2022.